No ano passado participei como ouvinte de um kick-off desastroso. Uma reunião conduzida com muita tensão e sem levar em consideração as expectativas do cliente. Como a continuidade do projeto foi colocada em risco, houve a necessidade estratégica da troca do Gerente de Projetos.
Caso não seja um encontro técnico, apenas com os líderes e principais peças do time, os assuntos referentes a riscos e custos devem ser evitados. O kick-off de maneira geral é para envolvimento e motivação da equipe, servindo para repassar as informações gerais e "vender" a ideia do projeto.
Por toda essa carga a reunião de Kick-off é provavelmente a mais importante do projeto.
Nela está a oportunidade ideal para criarmos uma boa impressão e transmitirmos a confiação necessária ao cliente.
Em ação: apresentando o Projeto durante a reunião de kick-off.
Neste caso o desafio foram os mais de 50 participantes!
Devemos pensar nesta reunião como uma apresentação de nossa imagem, pois é a primeira a ser validada, colocar nosso modelo de trabalho e o plano de ação de maneira clara e simples. Apresentarmos as equipes e citarmos todos os envolvidos no processo, demonstrarmos o cronograma macro, a metodologia de condução, indicarmos a principais fases, prazos e objetivos do projeto.
Normalmente a abertura da reunião é feita por um patrocinador (ou representante da alta direção) e a condução fica a cargo do Gerente de Projetos. Não deve exceder uma hora de duração e também é prudente evitar o detalhamento técnico.
Como qualquer outra reunião deve seguir um roteiro pré-definido e ter uma ata para registro.
O Gerente de Projetos devem estar impecável quanto ao seu visual e postura. Simpatia, confiança, positividade, satisfação em participar do projeto e uma pitada de bom-humor, certamente são essenciais para uma reunião de kick-off bem sucedida.
